受注管理とは？
受注管理システムの概要や導入するメリットについて
店舗や通販/ECサイトの受注管理は重要度の高い業務です。
スムーズな遂行は収益アップにつながりますが、実際は課題を抱えているケースも少なくありません。
このページでは、受注管理の概要や流れ、課題、受注管理システムの概要、導入するメリットをご紹介します。
そもそも受注管理とは
受注管理とは、文字どおり受注に関する業務ですが、その定義は時代とともに変化しています。以前は、基本的に受注が完了するまでの業務を意味していました。しかし、現代のビジネスシーンでは範囲が広がり、それ以降に行う業務も含めるのが一般的です。具体的には、注文受付や在庫の確認、出荷管理というように、受注から出荷までの一連の業務を指します。なお、より広い枠組みとして販売管理があり、その一つとして扱われることも多くなりました。また、BtoBやBtoCなど、受注管理の対象となる顧客は多岐にわたります。
受注管理の基本的な流れ
受注管理は大きく5つのステップに分けられます。運用のスタンスによって多少の違いはありますが、基本的な流れは変わりません。
ここでは各ステップについて解説していきます。
01 見積もりを作成する
顧客から注文を受けることで、受注管理のフローが始まります。最初の作業は、内容をチェックして見積もりを作成することです。BtoCビジネスの場合は価格表と照らし合わせて作りますが、BtoBビジネスの場合はそれだけだと不十分な場合もあります。条件によって販売価格が異なることも多く、どれに合致するのかデータを確認しなければなりません。いずれにせよ、取引内容や発注商品の数量を基本としつつ、取引実績なども考慮した見積もりを作成します。それを顧客に提出すると最初のステップは完了です。
02 契約を締結する
顧客が見積もりを確認し、取引条件に同意しても、いきなり商品の提供や支払いが行われるわけではありません。実際の取引に向けて、契約を締結することが2番目のステップです。これは後で起こりうるトラブルを未然に防ぐために重要となっています。商品の保証期間や納期をはじめとして、支払いの方法や期限なども明確化が不可欠です。十分に内容をチェックして、詳細を両者の間で共有する必要があります。どちらも異議がなければ、この時点で契約の締結が可能です。
03 注文内容を登録する
契約の締結によって注文が確定したら、注文書の内容を社内で共有するために登録します。登録した情報は会計処理だけでなく、それ以外の多様な業務にも欠かせないものです。たとえば、生産部門でも使われますし、商品の出荷準備にも用いられます。そのため、在庫確認業務の担当者などにも伝えなければなりません。なお、顧客との関係によって登録する範囲は違います。たとえば、初めて取引する相手なら顧客情報も含めて登録し、次回以降の受注にも備えるのです。
04 在庫確認および納期の連絡を行う
受注した商品の在庫が十分ならスムーズに出荷準備に移れます。一方、在庫が不十分な場合は、顧客に届く日程が通常の納期より遅くなるため、できるだけ早く見直しと調整が必要です。顧客に連絡をして事情を説明し、希望の納期を尋ねるなど、すり合わせを行うことになります。また、ECサイトの他に実店舗や倉庫を運営しているケースもあるでしょう。それらから商品を出荷できる可能性もあるため、状況に応じて各在庫を確認することが求められます。
05 受注伝票や注文請書を作成する
最後のステップは受注伝票と注文請書の作成です。納期が確定したら、その内容を反映させる形で受注伝票を作ります。これは商品名などの基本情報に加え、納品伝票や注文書に記載された内容まで含める包括的なものです。取引先への提出は必要なく、一般的には自社でのみ保管します。一方、取引先に提出する書類として、注文請書を作ることも多いです。注文内容の受領を報告するための書類ですが、作成は必須ではありません。取引内容に関するトラブルの防止が主な目的となっています。
受注管理における課題
受注管理とは、文字どおり受注に関する業務ですが、その定義は時代とともに変化しています。以前は、基本的に受注が完了するまでの業務を意味していました。しかし、現代のビジネスシーンでは範囲が広がり、それ以降に行う業務も含めるのが一般的です。具体的には、注文受付や在庫の確認、出荷管理というように、受注から出荷までの一連の業務を指します。なお、より広い枠組みとして販売管理があり、その一つとして扱われることも多くなりました。また、BtoBやBtoCなど、受注管理の対象となる顧客は多岐にわたります。
受注管理システムとは？主な機能
受注管理システムとは、受注管理業務を自動化するシステムで、顧客からの注文受付やその後の受注処理なども可能です。
豊富な機能が備わっており、さまざまな観点で受注業務をサポートしてくれます。たとえば、以下に示す機能はよく使われている一般的なものです。
受注ステータスの一括処理
入金確認、出荷待ち、出荷済など、ステータスごとに確認し、一括処理することができます。また、注文書や見積書の発行も可能です。
出荷できる受注をまとめて確認
入金や在庫引当が完了しているか、住所が入力されているかを一括確認。その日に出荷できる受注をかんたんに把握できます。
受注管理システムを
導入するメリット
受注管理システムの導入を検討するなら、以下の4つのメリットを知っておきましょう。
1. 業務効率化による人件費やコストの削減
受注管理が自動化されると、さまざまな面が効率的になります。これまでプロセス間で必要だった情報の伝達が不要になるなど、無駄を省ける点が大きなポイントです。煩雑な作業を人手で行う必要がなくなり、業務の効率化を一気に進められます。この効率化によって従業員の負担が減るので、他の重要な業務に注力しやすいです。人的ミスのリスクが軽減され、取引先とのトラブル防止にも役立ちます。受注管理にかける人件費を抑えられるため、プロジェクトなどの資金を捻出しやすくなります。
2. システム連携による業務効率化
受注管理システムは独立したものではなく、他の既存業務システムとデータ連携を行えます。たとえば、在庫管理システムと連携させると、在庫の有無を注文時点でチェックできるのです。受注してから調べる必要がないので、納品までのリードタイムが短くなります。一般的に、在庫切れの商品を受注した場合、欠品に関して謝罪の連絡をしなければなりません。そのような手間が生じなくなることもメリットの一つです。ただし、受注管理システムの仕様によって、連携できる社内システムが異なります。そのため、導入前にシステム同士の対応関係について確認しなければなりません。また、受注管理システムはECサイトでよく利用されていますが、さまざまな場所に点在している実店舗や倉庫などの在庫数を一元管理することもできます。
3. 顧客満足度の向上
納期までのリードタイム短縮や受注後のミス削減は、取引相手にとっても喜ばしいことです。受注管理システムを活用すれば、これらの実現が可能であり、顧客満足度の向上を期待できます。また、24時間稼働させておけば、営業時間外でも受注が可能です。欲しいときにすぐ注文できるため、取引相手側の利便性は大きく高まります。このように、受注管理システムの導入によって、複数の面で顧客満足が高くなることを見込めるのです。
受注管理システムを
選ぶときのポイント
ここでは受注管理システムを選択する際のポイントを解説します。
導入にあたって以下の事柄を十分に確認しなければなりません。
操作のしやすさ
どれだけ機能が豊富でも、使い勝手が悪ければ効率を上げにくいので、操作のしやすさを最初にチェックしましょう。連携機能に関しても同様で、スムーズに使えることが条件になります。
料金体系・サポート
料金体系が自社に適しているのか検討し、サポート体制の充実度についても確かめる必要があります。また、受注管理システムはクラウド型とインストール型に分かれるので、どちらの形で提供されるのか確認が不可欠です。インターネット環境があれば、クラウド型は複数人がログインして使用できます。さらに、利用料金も比較的安いという特徴があるので、コストパフォーマンスが良くて人気も高いです。
受注管理システムを
導入して業務効率化につなげよう
受注管理システムを使うと、人的ミスやコストの削減などが可能になり、業務効率化も狙えます。とはいえ、料金体系や操作性のような分かりやすい面だけを見て、むやみに導入するのは良くありません。さまざまな種類があるので、サポート体制や連携機能、提供形態など、あらゆる面をチェックしてください。そのうえで自社に最適と感じるものを選択しましょう。
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