ホテルに導入するPOSレジと
相性が抜群な３つの必須機能

ホテルに導入するPOSレジに必須となる３つの機能

まず、ホテルに導入するPOSレジにおいて、必ず備えておくべき機能は以下の３つです。

ホテルに導入するPOSレジの３つの必須機能

必須機能１：顧客管理機能
必須機能２：予約管理機能
必須機能３：キャッシュレス決済機能

POSレジにはホテル業務をサポートするための様々な機能がありますが、この３つの機能は、ホテル、あるいは旅館においてスムーズでホスピタリティの高い接客を実現するために、不可欠な機能です。これらの機能について、ひとつずつ解説します。

必須機能１：顧客の情報に基づき一人ひとりに合ったサービスを提供する「顧客管理機能」

ホテルに導入するPOSレジには、顧客管理機能が必須です。特に、様々な嗜好・習慣を持つ多くの顧客が寝食する宿泊施設において、顧客管理機能が充実しているシステムを導入することは、スムーズでストレスなく顧客にホテルを利用してもらう上で大きな役割を持ちます。

POSレジの顧客管理機能により、顧客の購買履歴、好み、アレルギー情報などの詳細が簡単に記録され、スタッフが迅速にアクセスできるようになります。例えば、以前に泊まった際に好んで利用したアメニティや、食事に関する特別なリクエストなども管理できるため、顧客一人ひとりに合わせたサービスの提供が可能です。こうした個別対応は、顧客に特別感を与え、次回の利用意欲を高める効果が期待されます。

実は、このような顧客情報を紙の顧客台帳などでアナログ管理しているホテルや旅館は多く、これらの情報をデジタル管理することで、迅速かつ一貫した接客サービスを提供でき、顧客との関係を強化し、長期的な信頼を築くことができます。これにより顧客満足度を向上させ、リピーターの増加につながります。

スマレジの顧客管理機能は、顧客の基本情報や宿泊履歴の管理に加え、リピート率向上を目的としたポイントの付与や利用が可能です。また、誕生月などに基づいたメーリングリストの作成や、条件に応じたクーポン発行やDM等、顧客一人ひとりに合わせた効果的なアプローチが可能です。

スマレジの顧客管理画面

必須機能２：スムーズなチェックイン・チェックアウトを実現する「予約管理機能」

ホテルに導入するPOSレジの必須機能として、予約管理機能も重要です。予約情報がPOSと連動することで、スタッフがリアルタイムで状況を把握できるようになり、フロントでのスムーズなチェックイン・チェックアウト可能になります。これにより、顧客にとっても待ち時間の短縮になり、スムーズでストレスのないサービス提供につながります。

さらに、現在利用している予約システムとの連携も重要なポイントです。多くのホテルでは、すでにPOSシステムとは別の予約管理システムを導入しているケースが多く、POSシステムにおいては、予約管理システムとシームレスに連携することで、データの二重入力やシステム間のミスを防ぎ、効率的な管理が可能になります。

システムの連携が取れていれば、スタッフはリアルタイムで予約状況を把握でき、顧客への対応がより迅速かつ正確になるため、接客の質が向上します。

スマレジでは、専用アプリをインストールすることで予約管理が可能になります。「じゃらん」や「楽天トラベル」などの外部媒体からの予約も一括で集約管理できるため、予約管理の効率が向上し、予約業務効率の最大化につながります。

スマレジの予約管理画面

必須機能３：国内外の顧客の多様なニーズに対応する「キャッシュレス決済機能」

インバウンド需要が高まっている現在、キャッシュレス決済機能も、ホテルのPOSレジの重要な機能のひとつとなっています。この機能により、世界中から訪れるゲストに柔軟で迅速な支払い体験を提供できます。特に海外からの観光客にとっては、現金や両替の手間を省くことができるため、安心して利用できるポイントとなります。

クレジットカードやQRコード決済に対応することで、外国人観光客のニーズにも応え、レジ業務の効率化が実現します。会計をスムーズにすることで、フロント業務に余裕が生まれ、他の接客業務にも集中できるため、より質の高いサービスを顧客に提供することができます。

また、キャッシュレス決済機能があることで、チェックアウトの待ち時間も短縮されます。スムーズな会計は顧客満足度の向上につながり、リピーターや口コミの増加も期待できるでしょう。

さらに、キャッシュレスデータのデジタル管理によって、支払い履歴や顧客の消費傾向が把握しやすくなり、顧客に合わせたサービス提供や精度の高いマーケティング戦略も可能になります。

スマレジのキャッシュレス決済は、自社提供のマルチ決済端末「PAYGATE」を活用することで、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など、幅広い決済方法に対応しています。これにより、キャッシュレス決済が主流である外国人宿泊客にもスムーズに対応でき、チェックインやチェックアウト時の支払い手続きを簡便化します。

PAYGATE

PAYGATE

これら３つの機能は、ホテルのサービスの質において特に重要な役割を持つため、POSレジ導入を検討する際には、まずはこれらの機能について、仕様をしっかり確認することが大切です。

では次に、さらにホテルのサービスや業務効率の向上につながる、その他の機能も紹介してまいります。

その他のホテルのPOSレジで推奨される５つの機能

ここでは、先に述べた「顧客管理機能」「予約管理機能」「キャッシュレス決済機能」の他、ホテルに導入するPOSレジにおいて、業務効率とサービス向上のために導入を推奨する５つの機能を解説します。

推奨機能１：売上分析機能

売上分析機能は、ホテルの運営戦略を支える重要な機能です。この機能では、月ごとの売上推移、人気の宿泊プラン、顧客ごとのリピート回数、前回の利用日時などを含む詳細なデータを収集・分析できます。このようなデータの可視化により、ターゲット設定や販売戦略の検討が可能になり、効果的なマーケティング施策を実践することができます。

例えば、リピーターの多い顧客層が好むプランや時期が分かれば、特定のプロモーションを集中して実施することができ、収益アップを図れます。また、宿泊や館内利用に関する傾向を把握することで、季節や客層に合わせた柔軟なプラン設定や、プロモーション活動の効率化も可能になります。

推奨機能２：在庫管理機能

ホテルで活用する在庫管理機能は、レストランやスパなどの付帯施設で利用する消耗品の在庫管理を行うことで、必要な備品が不足する事態を未然に防ぎ、迅速な補充を可能にします。これにより、過剰な仕入れを避けてコスト管理の精度が向上し、ホテル全体の運営が効率化されます。

さらに、客室数をPOSレジで管理する際にも在庫管理機能が役立ちます。客室の空き状況を在庫として管理することで、予約と連動しながらリアルタイムでの確認が可能となり、オーバーブッキングなどのリスクを軽減します。このように、在庫管理機能はホテルのさまざまな業務をサポートし、スムーズな接客を実現するための重要な機能のひとつです。

推奨機能３：ルームチャージ機能

ルームチャージ機能は、宿泊客がレストランやスパなどの付帯施設、その他の有料サービスを利用した料金を、宿泊費にまとめて加算できる便利な機能です。これにより、ゲストは滞在中の支払いを都度行う必要がなく、チェックアウト時に一括で精算できるため、シームレスな滞在体験が実現します。

また、スタッフも会計の手間が軽減され、チェックアウト時の対応がスムーズに進みますし、軽減された分、他の業務や接客に集中することができます。この機能は特に、複数の施設やサービスを提供する大規模なホテルにおいて、顧客のストレスを軽減し利便性を高めると同時に、ホテル側の業務効率化にもつながる、重要な機能です。

推奨機能４：勤怠管理機能

多くのスタッフが多様な業務にあたるホテル運営において、スタッフのシフトや勤怠を一元管理できる機能は、人員の配置や労働時間管理を効率的に行うために欠かせません。POSレジに従業員の管理機能が搭載されていれば、リアルタイムで出勤状況やシフトの変更が反映されるため、急な欠員や業務量の変動に迅速に対応できます。

管理者はスタッフの勤務実績や出退勤の記録を簡単に把握でき、シフトの最適化が図れるため、繁忙期でも無理のない人員配置が可能です。また、この機能があることで、給与計算や労務管理の手間も軽減され、正確な勤怠管理が実現します。

従業員管理がしっかりと行われることで、スタッフの負担軽減やモチベーションの向上にもつながり、接客や顧客サービスの質を保ちながら、ホテル全体の運営効率がさらに高まります。

推奨機能５：多言語対応機能

訪日外国人が増加している昨今、宿泊サービスもグローバル化が進んでいます。顧客はもちろん、ホテルのスタッフの国籍も多様化している中で、導入を検討しているPOSレジが多言語対応可能かどうかも、重要な選定基準のひとつと言えます。

POSレジが多言語対応している場合、カスタマーディスプレイやレシートが英語で発行されることで、ゲストが支払い内容を理解しやすくなり、安心して会計を完了できます。これによって、異なる言語間でのコミュニケーションも取りやすくなり、チェックアウト時の顧客のストレスが軽減されスムーズに進行します。

また、レジ画面や売上レポートの英語表示により、英語を話すスタッフがレジ操作や売上確認をスムーズに行えるため、顧客への迅速な対応が可能となり、業務の効率化にもつながります。特に多国籍スタッフが在籍するホテルでは、英語での表示がスタッフ間の円滑なコミュニケーションを促進し、管理業務の向上に寄与します。

ここまでで、ホテルのPOSレジに必要な機能が把握できたと思います。それでは次に、ホテルに導入するPOSレジの選び方について解説します。

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ホテルに導入するPOSレジ選定における３つのポイント

ここでは、ホテルに導入するPOSレジを選ぶ際に重視すべき３つのポイントを紹介します。

ポイント１：コンパクト設計であること

POSレジを選ぶ際、コンパクトな設計はホテルにとって大きなメリットです。特にタブレット端末を活用するアプリタイプのPOSレジは、チェックインカウンター周りをすっきりとさせ、空間を有効活用できます。従来の大型POSレジはスペースを圧迫しやすく、ホテルのスタイリッシュな雰囲気やインテリアにそぐわない場合もありましたが、薄型でコンパクトなタブレットPOSレジなら、カウンターのスペースを取らず、ロビーのインテリアとも調和しやすくなります。

受付に設置したタブレットPOSレジ（スマレジ）

特に、小規模なホテルやデザイン性を重視したホテルでは、カウンターの限られたスペースに大きなレジを置くのは負担です。タブレットPOSであれば、使用しないときはカウンターの下に収納し、必要なときだけ取り出すといった柔軟な使い方も可能です。

また、近年では宿泊予約サイト経由での事前決済が普及し、現地で支払いを行うゲストが減少しているため、コンパクトで必要時のみ利用できるタブレットPOSレジは、現代のホテルニーズに適しています。

ポイント２：拡張性が高いPOSシステムを選ぶ

POSレジの選定においては、拡張性が高いものを選ぶことが重要です。特に、クラウドベースのPOSレジは、ホテル業界でおすすめの選択肢です。クラウドPOSレジは、サービスや機能の追加が容易で、将来の成長や業務の変化に柔軟に対応できます。新しい決済方法や顧客管理システムの追加、予約システムなど他の業務システムとの連携もクラウド環境下で簡単に行えるため、ホテルの運営効率を長期的に高めることが可能です。

また、クラウドPOSはインターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、リアルタイムな管理情報をオフィスや出先でも確認できる特徴があります。これにより、例えば顧客の出迎え業務にあたるスタッフに、クラウドPOSシステムを搭載したタブレット携帯させることで、いつでも迅速に顧客情報にアクセスできるため、顧客の到着時からその顧客に合わせたホスピタリティの高い接客が可能になります。

このように、拡張性の高いクラウドPOSレジは、スムーズで高品質なサービスを提供して、顧客満足度を最大化するために最適な選択肢なのです。

ポイント３：サポート体制が整っているサービスを選ぶ

POSレジを選ぶ際には、サポート体制が整っているサービスを選ぶことが大切です。ホテル業務は年中無休で、客室予約、レストラン、スパなどの幅広いサービスを提供しており、POSレジはそれぞれの運営を支える重要なツールです。そのため、システムにトラブルが発生した場合には、迅速かつ的確な対応が求められます。

信頼できるサポート体制を提供するPOSレジサービスなら、技術的なトラブルや操作上の疑問が生じても、カスタマーサポートがすぐに解決策を提示してくれます。これにより、業務の中断やお客様への影響を最小限に抑えられ、スムーズなサービス提供が可能です。

さらに、サポート体制が整っているサービスでは、定期的なシステムのアップデートやセキュリティ対策の強化も提供されます。ソフトウェアの更新や最新のセキュリティ対策が適用されることで、重要な顧客データが安全に保護され、ホテルの信頼性を維持できます。顧客満足度を向上させるだけでなく、従業員も安心してシステムを活用できるため、サービス全体の質の向上にも寄与します。

ホテルに導入するPOSレジは「スマレジ」が最適な３つの理由

スマレジは、高機能なタブレット型のクラウドPOSレジです。iPadをPOSレジとして利用するため、顧客を迎える大事な空間であるフロントの印象を損ねることなくスペースを有効活用できます。そして、スマレジは外見だけでなく、ホテルへの導入に最適な特徴を持っています。

ここでは、スマレジがホテルに導入するPOSレジとして最適である３つの理由を紹介します。

理由１：充実したサポート体制

スマレジでは、充実したサポート体制を用意しています。以下に、スマレジのサポート体制の主な特徴をまとめます。

最短当日対応の無料メールサポート

全てのプランで、操作方法やトラブルに対する無料のメールサポートを提供しています。平日18時までのお問い合わせは原則当日中に返信します。

専用のヘルプサイト

専用のヘルプサイトでは、よくある質問（FAQ）や詳細なオンラインマニュアルが掲載されており、困ったときには自己解決できるようなリソースが豊富に用意されているため、サポートに問い合わせる前に自分で解決できるケースも増え、時間短縮が図れます。

365日対応のコールセンター（プレミアムプラスプラン以上）

プレミアムプラス以上のプランを利用することで、専任スタッフによる365日対応の電話サポートが受けられます。特にホテルのように365日の稼働が必要な環境には最適です。対応するスタッフは、スマレジやPOSレジ周辺知識のエキスパートのため、どんなトラブルにおいても安心です。

導入サポート

スマレジでは、POSシステムの初期設定や導入作業のサポートも提供しており、新しいシステムの導入が不安な方も安心して開始できる環境が整っています。設定方法や使い方をしっかりとフォローしてもらえるため、スムーズな導入が可能です。

このように、導入前から万全にサポートするため、安心してPOSレジを運用していくことが可能です。スマレジのサポートについて詳しくは、下記公式ページをご覧ください。

アフターサポートについて

理由２：専用アプリによる機能拡張や外部システムとの連携が可能

スマレジは拡張性の高さも大きな特徴のひとつです。スマレジは、専用の業務アプリをPOSレジのiPadにインストールすることで、ホテル業務で有用な様々な機能を追加していくことができます。例えば、ホテルで活用する機能として有用なルームチャージ機能を持つアプリを紹介します。

ホテル向けオールインワンシステム「aipass for hotels」

ホテル向けの接客・運用・集客を一元化できるオールインワンシステムで、スマレジとも連携が可能です。27種類の機能から必要なシステムを自由にカスタマイズでき、付帯施設での部屋付け会計やフロントでの会計が簡素化されます。

スマレジとの連携により、ゲストの注文をPMS（※）に自動で紐づけ、入力ミスや手間を削減し、会計業務の効率化が実現します。複数の決済端末や釣銭機にも対応しており、チェックアウト時の一括支払いにも対応。スマレジのプレミアムプラン以上の利用者に適しており、レストランや売店、温泉施設などを併設する宿泊施設に最適です。

※PMS（Property Management System）…ホテルの予約管理や顧客情報、チェックイン・チェックアウトを一元管理する基幹システム

アプリの詳細はこちら

この他にも、ホテルや旅館の業務効率を高め、顧客へのサービス最大化につなげるための多彩なアプリが、下記の専用ページ「スマレジ・アプリマーケット」に用意されています。スマレジ導入をご検討の際は、こちらもあわせてご覧ください。

スマレジ・アプリマーケット

また、外部システムとの連携が可能な点もスマレジの大きな強みです。PMSや予約管理システム、顧客管理システムなどとシームレスに連携でき、チェックイン・チェックアウト時のスムーズな会計処理や、宿泊プランごとの売上分析も簡単に行えます。

さらに、決済端末や自動釣銭機などと連携することで、業務の効率化を図り、現場スタッフの負担を軽減します。これにより、スタッフは接客や顧客対応に集中でき、より質の高い接客サービスが提供できることで、顧客満足度の向上にもつながります。

外部システムPOS連携

スマレジでは、基本機能とあわせてアプリや外部システムとの連携により、本記事で紹介したホテルに必要な機能をすべて搭載することが可能です。

このような拡張性の高さは、必要最低限の機能から運用が開始できるというメリットもあり、まずは基本機能でシステムを導入し、業務の変化や施設の成長に合わせてカスタマイズしていくといったことが可能になります。これにより、初期導入コストを抑えつつ、必要に応じて段階的にシステムを充実させることができます。

理由３：初期コストを抑えてPOSレジを導入することができる

POSレジの導入にかかる費用を抑えられることも、スマレジの魅力のひとつです。iPad端末があればすぐにPOSレジとして活用できるため、必要な周辺機器を一式揃えても十数万円〜、加えてインターネット環境を用意するだけと、非常に安価に導入することが可能です。

そして、スマレジでは運用状況や業態によって選べる複数のプランを用意しており、エントリー用のプランでは初期費用・月額費用ともに無料から運用を開始することができます。

ホテルへの導入であれば、初期費用・月額費用8,800円で10万件の顧客管理が可能な「プレミアムプラスプラン」がおすすめです。

このように、スマレジならPOSレジの導入にかかる初期コストを大きく抑えることができます。先に述べたように、必要最低限の機能から運用を始めることで、小規模事業者も負担をかけずにスモールスタートが可能です。

スマレジの料金プランやプラン内容について詳しくは、下記公式ページよりご確認ください。

スマレジ・POSの料金プラン・価格一覧

まとめ

飲食店や小売店での利用が一般的なPOSレジですが、ホテルなどの宿泊施設でも非常に便利に活用できます。POSレジを導入することで、キャッシュレス決済や顧客管理、予約管理などのホテルにとっての必須機能がサポートされ、レジ会計にかかる手間や時間が削減されます。これにより、スタッフはより顧客対応に集中でき、スムーズで顧客にストレスを与えない質の高い接客サービスの実現が可能になります。

また、拡張性が高く、専用アプリや外部システムとの連携が可能なクラウドPOSレジを選ぶことで、業務効率をさらに向上させ、ホテルのサービス品質も向上させることができます。さらに、充実したサポート体制が整っているサービスを選べば、安心して運用でき、トラブル時にも迅速に対応できます。

本記事で紹介したPOSレジの選び方を参考に、自ホテルに最適なシステムを見つけ、より快適で顧客満足度の高い環境づくりを目指しましょう。